En los últimos años, hemos sido testigos de una acelerada transformación digital que ha impulsado la productividad en empresas y negocios a nivel mundial. Este progreso se ha caracterizado por la simplificación de tareas, la optimización de procesos y una mejora notable en la calidad de los productos y servicios ofrecidos.
Una pieza clave en esta transformación es la automatización de procesos, donde tareas repetitivas y tediosas, que solían consumir mucho tiempo, ahora son ejecutadas de manera automática por máquinas y robots. Esto es lo que conocemos como robotización de procesos o RPA. En este artículo, vamos a explorar en detalle qué implica exactamente este concepto y cómo puede ser una herramienta invaluable para potenciar la productividad y la eficiencia operativa de tu empresa.
¿Qué es la robotización de procesos (RPA)?
La robotización de procesos, también conocida como RPA, es un proceso de automatización mediante el uso de software especializado que crea bots para realizar tareas repetitivas y manuales en sistemas informáticos. Estos bots pueden imitar acciones humanas interactuando con interfaces de usuario de software de la misma manera que lo haría un empleado. Sin embargo, a diferencia de los humanos, los bots de RPA pueden operar las 24 horas del día, sin pausas, a una velocidad significativamente mayor y con una fiabilidad y precisión del 100%.
¿Para qué sirve un RPA?
Imagina por un momento todas esas tareas tediosas, nada fructíferas, que ocupan parte de tu día laboral: mover archivos en bases de datos, responder correos electrónicos, completar formularios, entre otras. ¿No te has preguntado alguna vez si podría haber una forma más rápida y eficiente de hacerlas? La respuesta está en la automatización o robotización de procesos.
La principal función de un RPA es eliminar la carga de trabajo manual y rutinaria de las personas, lo que nos permite concentrarnos en tareas más estratégicas y creativas, en soluciones innovadoras de mayor valor para nuestra empresa o negocio.
Los RPAs pueden realizar una amplia variedad de tareas simples, como la extracción y procesamiento de datos, la generación de informes, el procesamiento de facturas y la gestión de pedidos, entre otras. Estos "bots" aprenden las acciones digitales realizadas por los humanos y las ejecutan automáticamente, sin errores, lo que nos libera a las personas de tareas repetitivas que, aunque necesarias, pueden entorpecer la eficiencia de nuestra rutina diaria.
Beneficios que puede aportar la robotización de procesos a tu empresa
La implementación de la robotización de procesos puede ofrecer una serie de beneficios significativos para tu empresa, incluyendo:
- Aumento de la eficiencia. Los bots de RPA pueden ejecutar tareas de manera rápida y precisa las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite acelerar los procesos y reducir los tiempos de ejecución.
- Reducción de errores. Asumámoslo, somos humanos, cometemos errores. Al eliminar el factor humano en las tareas repetitivas, se reduce significativamente la posibilidad de errores, lo que mejora la calidad y precisión de los resultados.
- Mejora de la precisión. Relacionada con el anterior, si hay menos errores, hay más precisión. La RPA ofrece una precisión del 100%, lo que elimina la necesidad de revisión y garantiza un cumplimiento de las tareas prácticamente perfecto.
- Ahorro de costes. Al automatizar tareas que normalmente requerirían mano de obra humana, se pueden reducir los costes operativos y aumentar la rentabilidad a largo plazo.
En promedio, los empleados pueden recuperar hasta el 40% de su tiempo diario que antes se perdía en tareas administrativas manuales. Esto se traduce en un ahorro significativo de costes y un retorno de la inversión (ROI) mucho más rápido.
- Mejora de la satisfacción del cliente. Al automatizar y optimizar los procesos internos, se pueden ofrecer servicios de mejor calidad, así como una entrega más rápida y precisa de los productos, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente. Además, la capacidad de respuesta mejorada y la reducción de errores en el servicio al cliente pueden mejorar la percepción de la marca y aumentar la fidelidad del usuario.
Por ejemplo, en el sector de atención al cliente, se utilizan los bots de RPA atendidos o supervisados que, aunque requieren de intervención humana, ayudan a los agentes a interactuar con los clientes al encargarse del trabajo preliminar y la incorporación de datos en el sistema. Esto reduce el tiempo promedio de atención de llamadas y mejora significativamente la experiencia del cliente.
- Integración de plataformas. La RPA es compatible con cualquier aplicación o sistema existente, lo que elimina la necesidad de actualizar o reemplazar sistemas para su funcionamiento. Esto permite una conexión fluida entre todas las herramientas de software, tanto dentro como entre departamentos y funciones empresariales.
- Inteligencia Artificial (IA). Hoy en día, la Inteligencia Artificial se utiliza en todos los sectores. Cuando se combina con esta, la RPA se convierte en una herramienta aún más poderosa. La automatización inteligente puede automatizar procesos complejos y recuperar grandes volúmenes de datos no estructurados, lo que mejora aún más la eficiencia operativa y la capacidad de tomar decisiones informadas.
Cómo implementar la robotización de procesos a mi empresa
La implementación de la robotización de procesos en una empresa requiere de un análisis previo de los procesos a automatizar y de la selección del software adecuado. Es importante involucrar a los trabajadores en el proceso para identificar las tareas que se pueden automatizar y para asegurar una transición escalada.
Algunas de las industrias que más utilizan la robotización de procesos son: las compañías de seguros, los servicios de atención sanitaria, empresas del sector público, empresas manufactureras o del ámbito de la fabricación, entre otras.
Una vez identificados los procesos a automatizar, se debe desarrollar y probar el software de RPA. Es importante asegurarse de que el software esté configurado correctamente y que se integre con los sistemas existentes de la empresa.
Existen dos clases de bots de RPA:
- Atendido. Trabaja de manera conjunta con las personas, para simplificar tareas y agilizar procesos. Se encargan, principalmente, de las tareas relacionadas con la atención al cliente.
- Desatendido o sin supervisión. Una vez programado, no necesita asistencia humana. Trabaja de manera totalmente autónoma y son capaces de tomar decisiones por sí solos. Se activan cuando sucede una determinada acción (cuando el usuario clica en ellos, o cuando se inicia un proceso de compra, por ejemplo). Emplean los datos de la empresa para ejecutar procesos específicos de principio a fin sin intervención externa.
Algunos ejemplos de aplicaciones de la robotización de procesos son:
- Automatización de procesos de facturación y contabilidad. Los bots de RPA pueden extraer datos de facturas, procesarlos y registrarlos en los sistemas contables de manera automatizada, reduciendo el tiempo y los errores asociados con estas tareas.
- Gestión de inventarios y pedidos. La robotización de procesos permite optimizar la coordinación y seguimiento de inventarios, así como la gestión de solicitudes de compra, lo que mejora la eficacia en la tramitación de pedidos.
- Procesamiento de datos y análisis de información. La RPA permite la rápida recopilación, organización y análisis de grandes volúmenes de datos para la toma de decisiones fundamentadas.
- Atención al cliente y soporte técnico. Los bots de RPAs pueden responder consultas frecuentes de los clientes, procesar solicitudes de servicio y realizar seguimientos automatizados, mejorando la experiencia del cliente y reduciendo los tiempos de respuesta.
- Monitorización y mantenimiento de equipos y sistemas. Es posible utilizar la robotización de procesos para la detección de anomalías, la realización de tareas de mantenimiento preventivo y la generación de alertas ante posibles fallos, garantizando así la operatividad continua y eficiente de los activos empresariales.
Mottus y RPA, cómo podemos ayudarte a implementarla
Como expertos en tecnología y robótica, desde Mottus entendemos la importancia de la robotización de procesos para mejorar la eficiencia y la competitividad empresarial. Nuestro equipo cuenta con la experiencia y el conocimiento necesario para ayudarte a identificar las oportunidades de automatización en tu empresa y diseñar soluciones personalizadas de RPA que se adapten a tus necesidades específicas. ¡Contáctanos hoy mismo para empezar!
